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La digitalisation RH sans fondations : pourquoi structurer avant d'automatiser ?

La digitalisation RH sans fondations : pourquoi structurer avant d'automatiser ?

SOMMAIRE

  1. Introduction : l’illusion de la solution miracle
  2. Les risques concrets d’une digitalisation prématurée
  3. Le mythe du « digital sauveur » : pourquoi les outils seuls ne suffisent pas
  4. Les fondations RH essentielles à poser avant de digitaliser
  5. Le digital comme levier de performance : les conditions de réussite
  6. Conclusion : bâtir avant d’automatiser
  7. Sources et références

Introduction : l'illusion de la solution miracle

La digitalisation RH fait rêver : logiciels qui promettent de gagner du temps, ATS (Applicant Tracking System) pour optimiser le recrutement, plateformes collaboratives pour cartographier les compétences, SIRH (Systèmes d’Information Ressources Humaines) pour centraliser toutes les données… Le marché français des logiciels RH connaît d’ailleurs une croissance remarquable, dépassant les 3,4 milliards d’euros en 2021 avec une progression de 8% par an depuis 2018 [1].

Cette dynamique s’est encore renforcée en 2024. Selon le Baromètre France Num 2024, 79% des dirigeants de TPE et PME reconnaissent que le numérique apporte des bénéfices réels à leur activité, notamment en termes d’optimisation des performances et d’augmentation du chiffre d’affaires [2]. Pour les RH spécifiquement, 94% des professionnels se déclarent favorables à la digitalisation des documents administratifs [3].

Pourtant, avant de se lancer dans cette aventure digitale, une question fondamentale se pose : vos bases RH sont-elles vraiment solides ?

Trop souvent, les PME se laissent séduire par l’outil en oubliant l’essentiel : un logiciel ne crée pas de structure, il automatise ce qui existe déjà. Sans fondations claires, c’est le chaos qui se retrouve digitalisé, avec des conséquences parfois désastreuses sur la performance et la motivation des équipes.

Les risques concrets d'une digitalisation prématurée

Les chiffres qui alertent

En 2024, le constat est sans appel : 42% des PME estiment encore perdre trop de temps en tâches administratives malgré l’adoption d’outils digitaux [4]. Plus inquiétant encore, 55% des PME françaises ayant investi dans un outil RH digital estiment ne pas en tirer pleinement profit[5].


Les recherches menées par le Baromètre Shortways 2024 en collaboration avec le Mastère SIRH de l’Université Paris La Sorbonne révèlent une réalité préoccupante : l’adoption du SIRH est moyennement maîtrisée, avec une note moyenne de seulement 3,5 sur 5 [6]. Cette enquête, menée auprès de 65 professionnels RH et SIRH entre novembre 2023 et avril 2024, met en lumière les difficultés d’appropriation des outils.

Les conséquences concrètes du désordre digitalisé

De nombreuses PME découvrent après coup que l’investissement digital peut générer :

Des erreurs répétées et amplifiées dans les données : lorsque les processus de collecte d’information ne sont pas normalisés, chaque saisie devient une source potentielle d’erreur. Un logiciel ne fera qu’accélérer la propagation de ces inexactitudes dans l’ensemble du système. Selon le Baromètre Shortways, 79% des professionnels RH estiment qu’une mauvaise adoption du SIRH a un impact direct sur la qualité des données [7].

Des doublons et incohérences dans la gestion des informations : sans règles de gouvernance des données, les mêmes informations se retrouvent saisies différemment selon les utilisateurs, créant des bases de données fragmentées et inexploitables.

Des surcoûts liés à des fonctionnalités mal utilisées : les entreprises paient souvent pour des modules avancés qu’elles n’utiliseront jamais, faute de processus permettant d’en tirer parti. Une enquête Gartner 2024 révèle que moins d’un quart des responsables RH estiment tirer profit au maximum de la technologie [8].

Une démotivation des équipes et une résistance au changement : quand les collaborateurs ne comprennent pas l’intérêt de l’outil ou qu’il complexifie leur quotidien au lieu de le simplifier, l’adoption devient un échec.  Le Baromètre Shortways 2024 est sans appel : 78% des organisations constatent une baisse de la satisfaction des employés et des managers en cas de mauvaise adoption du

Quand le digital fait perdre du temps au lieu d'en gagner

Paradoxalement, 15% des dirigeants ont le sentiment que la digitalisation leur fait perdre du temps plutôt que d’en gagner, principalement faute de moyens humains et de compétences suffisantes [10]. Plus alarmant encore : selon une étude de Forrester/PayFit, 72% des professionnels RH passent entre 3 et 6 heures par jour sur des tâches administratives, malgré la présence d’outils digitaux [11].


Le problème ne vient pas du logiciel lui-même, mais du manque de fondations RH en amont : absence de règles claires, processus non définis, manque de visibilité sur les compétences réelles. Comme le souligne le rapport du MEDEF sur la transformation digitale des PME [5], « la technologie amplifie les bonnes pratiques, mais elle amplifie aussi les dysfonctionnements ».

Le mythe du "digital sauveur" : pourquoi les outils seuls ne suffisent pas

La technologie n'est pas une stratégie

Le digital est parfois perçu comme une solution miracle : « on installe un outil et nos problèmes RH vont disparaître ». Cette croyance est renforcée par le discours marketing des éditeurs de logiciels, mais la réalité terrain est bien différente.

Un logiciel de recrutement ne corrige pas un processus flou : un ATS sophistiqué ne saura pas compenser l’absence de critères de sélection clairs, de grille d’évaluation structurée ou de répartition des rôles dans le processus de recrutement. Il ne fera qu’automatiser la confusion et accélérer les mauvaises décisions d’embauche.

Un outil de gestion des compétences est inutile sans référentiel solide : si les fiches de poste ne sont pas à jour, si les compétences attendues ne sont pas formalisées, si les parcours d’évolution ne sont pas tracés, même le plus puissant des outils de talent management restera une coquille vide. Une étude de l’Observatoire de la transformation des entreprises [6] montre que 60% des PME n’ont pas de cartographie des compétences à jour.

Une plateforme d’évaluation ne crée pas de dialogue managérial : si les entretiens annuels ne sont pas structurés, si les managers ne sont pas formés à l’écoute et au feedback, si la culture d’entreprise ne valorise pas le développement, digitaliser les évaluations ne produira que des formulaires remplis mécaniquement, sans valeur ajoutée.

Les obstacles à l'adoption : quand la technologie devient le problème

Le Baromètre Shortways 2024 identifie les causes principales de l’échec d’adoption des SIRH [13] :

  • L’ergonomie inadaptée : 74% des répondants estiment que l’ergonomie du SIRH est la raison majeure de son adoption moyenne
  • La formation insuffisante : 71% pointent le manque de formation et d’accompagnement des utilisateurs, avec 57% qui trouvent leur formation pas du tout ou moyennement efficace
  • La résistance culturelle au changement : le premier frein reste le bouleversement des habitudes et la peur de l’inconnu


Un outil, aussi performant soit-il, ne remplace pas une stratégie RH structurée. La technologie amplifie les bonnes pratiques, mais elle amplifie aussi les dysfonctionnements. Sans structure préalable, le digital devient un miroir grossissant du désordre existant.

Les fondations RH essentielles à poser avant de digitaliser

Des actions simples mais structurantes

Même une PME de 15, 20 ou 40 salariés peut amorcer un socle solide en quelques actions concrètes et progressives. L’objectif n’est pas d’atteindre la perfection d’une grande entreprise, mais de créer suffisamment de clarté pour que la digitalisation ait du sens.

1️⃣ Clarifier les rôles et responsabilités

Pourquoi c’est indispensable : avant de suivre les compétences dans un logiciel, il faut savoir précisément qui fait quoi dans l’organisation. Cette clarification évite les chevauchements, les zones grises et les conflits de responsabilité.

Comment procéder :

  • Élaborer ou actualiser les fiches de poste avec missions principales, responsabilités et objectifs clés
  • Définir les liens hiérarchiques et fonctionnels
  • Identifier les compétences critiques pour chaque fonction
  • Valider ces éléments avec les collaborateurs concernés


Cette documentation préalable permet d’éviter ce que 79% des professionnels RH redoutent : l’impact d’une mauvaise adoption sur la qualité des données du système [14].

2️⃣ Formaliser les processus clés

Les processus prioritaires : avant d’investir dans des outils, documentez vos pratiques actuelles sur :

  • Le recrutement : de l’expression du besoin à l’intégration, qui fait quoi, quand et comment ?
  • L’intégration (onboarding) : quelle check-list, quel parcours, quels points de contact durant les premiers mois ?
  • Les évaluations : quelle fréquence, quels critères, quel format d’entretien ?
  • Le développement des compétences : comment identifier les besoins, valider les formations, mesurer l’impact ?


Le bénéfice immédiat : cette formalisation permet de repérer les incohérences, les étapes manquantes et les opportunités d’amélioration avant toute automatisation. Elle facilite aussi considérablement l’intégration des nouveaux arrivants et la passation lors des départs.

Selon une étude d’Infopro Digital pour Sopra HR Software, plus de 60% des entreprises ont déjà digitalisé les tâches RH les plus basiques et répétitives (gestion de la paie, gestion administrative, gestion du temps), mais c’est justement parce que ces processus étaient déjà structurés [15].

3️⃣ Centraliser les informations essentielles

Commencer simple : pas besoin d’un SIRH sophistiqué pour démarrer. Un tableau partagé (Excel, Google Sheets, Notion) peut suffire pour centraliser :

  • L’inventaire des compétences clés par collaborateur
  • L’historique des formations suivies
  • Les résultats des évaluations
  • Les souhaits d’évolution exprimés
  • Les certifications et habilitations


L’évolution progressive : cette base de données simple, même imparfaite, devient le socle sur lequel un futur outil pourra s’appuyer. Elle permet déjà une meilleure visibilité sur les talents internes et facilite les décisions de mobilité ou de formation.

L'approche itérative recommandée

Plutôt qu’un big bang organisationnel, les experts du travail comme l’ANACT (Agence Nationale pour l’Amélioration des Conditions de Travail) [10] recommandent une approche progressive :

  1. Diagnostic : identifier 2-3 processus RH prioritaires à structurer
  2. Prototype : tester sur un périmètre restreint pendant 3-6 mois
  3. Ajustement : corriger en fonction des retours terrain
  4. Déploiement : généraliser ce qui fonctionne
  5. Digitalisation : automatiser une fois la pratique stabilisée


Cette méthode limite les risques et favorise l’adhésion des équipes, qui voient l’utilité concrète avant l’arrivée de l’outil digital. Selon PwC, 67% des PME ayant adopté un SIRH modulaire par étapes constatent une efficacité accrue [16].

Le digital comme levier de performance : les conditions de réussite

Quand la technologie tient ses promesses

Lorsqu’il est déployé sur un socle organisationnel solide, le digital RH tient réellement ses promesses et devient un véritable accélérateur de performance.

Il accélère vos processus : un processus de recrutement bien structuré, une fois digitalisé, peut voir son efficacité considérablement améliorée. Les tâches administratives sont automatisées, les validations fluidifiées, les communications harmonisées. Selon Forrester/PayFit, le traitement de la paie par un SIRH permet de gagner jusqu’à 90% du temps [17] – mais uniquement si les processus de paie étaient déjà clairs en amont.

Il fiabilise vos données : avec des processus normalisés et des règles de gestion claires, les données saisies sont cohérentes et exploitables. Les tableaux de bord deviennent fiables et permettent des décisions basées sur des faits, non sur des impressions. Selon une étude du cabinet Deloitte, les organisations avec des données RH de qualité prennent 35% de décisions plus pertinentes en matière de gestion des talents.

Il libère du temps pour le management et le développement : en réduisant le temps consacré aux tâches administratives, les outils RH permettent aux managers et aux responsables RH de se concentrer sur leur valeur ajoutée : accompagner les équipes, développer les talents, anticiper les besoins futurs. Une étude PwC montre une réduction de 40% du temps consacré aux tâches administratives RH lorsque les conditions sont réunies [19].

Il améliore l’expérience collaborateur : des outils intuitifs, bien paramétrés et répondant à de vrais besoins facilitent le quotidien des collaborateurs. Ils peuvent suivre leurs demandes, accéder à leurs documents, planifier leurs formations en autonomie, ce qui renforce leur sentiment de considération.

Les critères d'une digitalisation réussie

Pour réussir l’adoption d’un SIRH, il est essentiel selon le Baromètre Shortways 2024 [20] :

  1. d’impliquer toutes les parties prenantes dès le début du projet
  2. de communiquer clairement sur les objectifs et les bénéfices attendus
  3. de former les utilisateurs de manière continue et approfondie (pas seulement une formation initiale)
  4. de fournir un support performant tout au long du déploiement
  5. de limiter la digitalisation aux processus qui faciliteront réellement le quotidien des usagers


L’étude souligne que l’adoption réussie d’un SIRH nécessite une approche globale et structurée de la conduite du changement, avec une étroite collaboration entre la DSI et les équipes RH pour garantir une véritable appropriation de l’outil.

Un retour sur investissement mesurable

Les gains sont tangibles lorsque les conditions sont réunies. Selon le Baromètre France Num 2024, les entreprises qui ont structuré leurs pratiques avant de digitaliser enregistrent [21] :

  • une meilleure communication avec les clients (77% des dirigeants)
  • une meilleure communication interne avec les collaborateurs (60%)
  • une réduction des coûts grâce à la digitalisation (46%)
  • une facilitation de l’externalisation de certaines fonctions (82%)


À l’inverse, sans structure préalable, le digital devient un mirage coûteux, promettant des gains qui ne se matérialisent jamais. Les projets SIRH requièrent quatre compétences complémentaires : métier RH, métier SI, gestion de projet et conduite du changement [22].

Conclusion : bâtir avant d'automatiser

La bonne question à se poser

La question à se poser n’est donc pas : « quel outil choisir ? » 
mais bien : « qu’avons-nous déjà mis en place pour que cet outil fonctionne réellement ? »

 

Digitaliser sans socle RH, c’est comme poser une toiture sans murs porteurs : la maison ne tiendra pas. Avec des bases solides, chaque outil devient un levier de croissance et un véritable support à vos décisions stratégiques.

Une réalité en 2024-2025 : le digital s'impose malgré tout

L’inévitable digitalisation des processus RH se concrétise lentement mais sûrement. En 2024, plus de 80% des PME affirment avoir engagé au moins une démarche de digitalisation [23], mais un tiers des TPE-PME n’ont pas encore commencé leur transformation numérique [24].

Une approche pragmatique pour les PME

Il n’est jamais trop tard pour structurer. Même si vous avez déjà investi dans des outils qui ne donnent pas satisfaction, reprendre les fondamentaux peut transformer l’expérience. 

De nombreuses PME ont réussi ce parcours en :

  1. faisant un état des lieux honnête : quels processus fonctionnent, lesquels sont sources de confusion ?
  2. priorisant 2-3 chantiers structurants : inutile de tout reprendre simultanément
  3. impliquant les équipes : ce sont elles qui vivent les processus au quotidien
  4. documentant simplement : privilégier l’utile au parfait
  5. testant et ajustant : accepter les itérations successives

L'accompagnement fait la différence

Comme le révèlent les études de 2024, les PME qui réussissent leur digitalisation RH sont celles qui se font accompagner, non pas sur le choix de l’outil, mais sur la structuration de leurs pratiques en amont. Les priorités des PME pour 2025 s’orientent vers le renforcement de la cybersécurité (18%), la formation des salariés (13%) et l’amélioration des solutions logicielles (26%) [25] – toutes des démarches qui nécessitent des bases solides.

Chez Version Pratiques RH, nous accompagnons les PME à construire ce socle pas à pas avec des supports concrets et adaptés à leur réalité : fiches de poste modulables, processus clés formalisés, outils de pilotage simples. L’objectif est de faire de la digitalisation un accélérateur de performance et non une source de frustration.

La technologie est un formidable levier, à condition d’avoir construit les fondations qui lui permettront de déployer toute sa puissance.

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Références et sources

[1] Culture RH – « SIRH : Une adoption difficile pour les entreprises françaises », étude Markess, octobre 2022. Consulté en décembre 2024 : https://culture-rh.com/sirh-difficultes/

[2] France Num (Direction Générale des Entreprises) – « Baromètre 2024 de la transformation numérique des TPE et PME », enquête CREDOC auprès de 10 125 entreprises, 2024 : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/strategie-numerique/

[3] La Boîte à Outils des RH – « Les 10 tendances RH qui redéfiniront le travail en 2025 », enquête Éditions Tissot et PayFit, mars 2025 : https://laboiteaoutilsdesrh.fr/10-tendances-rh-2025/

[4] Culture RH / Cyrus HD – « Choisir son SIRH en PME : 5 critères clés pour ne pas se tromper en 2025 », septembre 2025 :  https://culture-rh.com/cyrus-hd-choix-sirh-pme-2025/

[5] Numiconsult – « Transformation digitale PME : enjeux, défis et opportunités en 2025 », Baromètre France Num 2024, juillet 2025 : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/strategie-numerique/

[6] Informatique News – « Baromètre Shortways 2024 : le SIRH s’impose mais lentement », enquête menée avec le Mastère SIRH Université Paris La Sorbonne (novembre 2023-avril 2024), juin 2024 : https://www.informatiquenews.fr/barometre-shortways-2024-le-sirh-simpose-mais-lentement-99511

[7] GPO Magazine – « Baromètre sur l’adoption du SIRH dans les organisations », Shortways 2024, octobre 2024 : https://www.gpomag.fr/sirh-adoption-dans-les-organisations/

[8] Workday Blog – « Identifier les meilleurs SIRH pour les PME et ETI », enquête Gartner 2024 auprès de responsables RH, juillet 2025 : https://forms.workday.com/fr-fr/other/getting-the-basics-right-all-about-data/form.html

[9] ChannelNews – « Baromètre Shortways édition 2024 sur l’adoption du SIRH dans les organisations », juin 2024 : https://www.channelnews.fr/hr-path-acquiert-predictivehr-et-rkm-consulting-150071

[10] ComptaCom – « Digitalisation des TPE-PME : Le Baromètre France Num 2024 », mars 2025 : https://tyls.com/ressources/blog/digitalisation-tpe-pme-2024 : n

[11] Wellbeing Journey – « Digitalisation des RH : où en est-on en 2024 ? » https://wellbeingjourney.fr/blog/digitalisation-des-rh-ou-en-est-on-en-2024

[12] Direction Générale des Entreprises – « Publication du baromètre 2024 de la transformation numérique des TPE et PME », France Num 2024 : https://www.francenum.gouv.fr/guides-et-conseils/strategie-numerique/comprendre-le-numerique/barometre-france-num-2024-perception

[13] GoodTech Info – « Que retenir du baromètre 2024 sur l’adoption du SIRH ? » https://goodtech.info/que-retenir-du-barometre-2024-sur-ladoption-du-sirh/

[14] ChannelNews – « Les grands freins à l’adoption du SIRH » https://www.channelnews.fr/les-grands-freins-a-ladoption-du-sirh-138852

[15] Open Sourcing – « Digitalisation des RH : Avantages, Outils & Limites » https://www.opensourcing.com/ressources/blog/digitalisation-rh

[16] Culture RH / Cyrus HD – « Choisir son SIRH en PME : 5 critères clés pour ne pas se tromper en 2025 » https://culture-rh.com/cyrus-hd-choix-sirh-pme-2025/

[17] Wellbeing Journey – « Digitalisation des RH : où en est-on en 2024 ? » https://wellbeingjourney.fr/blog/digitalisation-des-rh-ou-en-est-on-en-2024

[18] GPO Magazine – « Baromètre sur l’adoption du SIRH dans les organisations » https://www.gpomag.fr/sirh-adoption-dans-les-organisations/

[19] (Même source que [16]) Culture RH / Cyrus HD – « Choisir son SIRH en PME » https://culture-rh.com/cyrus-hd-choix-sirh-pme-2025/

[20] Informatique News – « Baromètre Shortways 2024 : le SIRH s’impose mais lentement » https://www.informatiquenews.fr/barometre-shortways-2024-le-sirh-simpose-mais-lentement-99511

[21] ComptaCom – « Digitalisation des TPE-PME : Le Baromètre France Num 2024 » https://blog.compta.com/digitalisation-tpe-pme-2024/

[22] Culture RH – « SIRH : Une adoption difficile pour les entreprises françaises » https://culture-rh.com/sirh-difficultes/

[23] Numiconsult – « Transformation digitale PME : enjeux, défis et opportunités en 2025 » https://www.numiconsult.com/transformation-digitale-pme-enjeux-defis-et-opportunites-en-2025/

[24] (Même source que [17]) Wellbeing Journey – « Digitalisation des RH : où en est-on en 2024 ? » https://wellbeingjourney.fr/blog/digitalisation-des-rh-ou-en-est-on-en-2024

[25] (Même source que [21]) ComptaCom – « Digitalisation des TPE-PME : Le Baromètre France Num 2024 » https://blog.compta.com/digitalisation-tpe-pme-2024/

Sources complémentaires consultées :

Note méthodologique : les données chiffrées citées dans cet article proviennent d’études sectorielles et de rapports professionnels reconnus dans le domaine des ressources humaines et de la transformation digitale. Les pourcentages mentionnés reflètent des tendances observées sur le marché français et européen entre 2024 et 2025, avec un accent particulier sur les baromètres France Num (DGE) et Shortways qui constituent les références les plus récentes et représentatives du secteur.